Les non-conformités récurrentes en audit sont rarement dues à un « manque de chance » ou à un auditeur plus exigeant que les autres. Dans la majorité des cas, elles révèlent un problème structurel : un écart entre le système QHSE tel qu’il est écrit (procédures, exigences, indicateurs) et la réalité du terrain (pratiques, arbitrages, contraintes opérationnelles).
Un audit (interne, client, organisme certificateur, inspection) a une caractéristique : il met en évidence les failles de robustesse. Si une non-conformité revient, c’est souvent parce que l’organisation a traité le symptôme (corriger un document, faire une sensibilisation rapide) sans traiter la cause racine (processus, responsabilités, moyens, pilotage).
Cet article propose une approche experte et exhaustive pour éliminer durablement les non-conformités récurrentes, en agissant sur la structure du système QHSE, la qualité des preuves, la maîtrise des risques et l’efficacité des actions correctives.
Pourquoi les non-conformités reviennent en audit ?
Avant de déployer des solutions, il est essentiel d’identifier les mécanismes qui favorisent la répétition des écarts.
Les causes typiques d’une non-conformité récurrente
Les non-conformités qui reviennent ont souvent une ou plusieurs causes suivantes :
Correction superficielle : on corrige le point vu par l’auditeur, sans traiter le processus qui l’a généré.
Actions non suivies : plan d’action défini, mais délais non tenus, ou actions clôturées sans preuve d’efficacité.
Preuves insuffisantes : l’action a été réalisée, mais l’entreprise est incapable de prouver qu’elle l’est (traçabilité).
Rôles flous : personne n’est clairement responsable du pilotage ou de la tenue à jour.
Système “documentaire” : procédures écrites mais non appliquées (écart théorie / pratique).
Changements non maîtrisés : évolution de process, organisation, produits, prestataires sans mise à jour des exigences.
Pourquoi les audits ciblent ces points
Un audit vise principalement à vérifier :
la conformité aux exigences (normes, règles internes, réglementations, attentes client) ;
l’efficacité du système (capacité à prévenir les écarts et à progresser) ;
la maîtrise (preuves, traçabilité, pilotage, analyse des causes).
Ainsi, un écart récurrent est interprété comme un signe de fragilité du système : il indique que l’organisation n’apprend pas, ou n’ancre pas durablement ses corrections.
Typologie des non-conformités récurrentes : ce qu’elles révèlent
Classer les non-conformités permet de choisir la bonne stratégie de traitement.
Non-conformités de conformité documentaire
Exemples :
procédure non à jour,
absence d’enregistrement requis,
écart de version,
non-respect d’un modèle ou d’une instruction.
Ce type d’écart révèle souvent une gouvernance documentaire insuffisante et une diffusion non maîtrisée.
Non-conformités d’application terrain
Exemples :
consignes non respectées,
EPI non portés,
contrôles non réalisés,
checklists remplies a posteriori.
Elles révèlent en général un problème d’organisation du travail, de formation, de moyens, ou de culture managériale.
Non-conformités de pilotage et d’efficacité
Exemples :
actions non clôturées ou sans preuve d’efficacité,
analyses d’incident incomplètes,
audits internes non réalisés,
indicateurs suivis mais non exploités.
Elles signalent un défaut de management du système : manque de rigueur, de priorisation ou de suivi.
Méthode complète pour éliminer les non-conformités récurrentes
L’objectif est de mettre en place un mécanisme robuste qui transforme chaque non-conformité en opportunité d’amélioration durable.
Étape 1 : traiter la non-conformité comme un événement à risque, pas comme un point d’audit
Une non-conformité ne doit pas être vue comme un « problème de certification », mais comme un signal :
risque opérationnel (qualité),
risque humain (SST),
risque environnemental (pollution, conformité ICPE),
risque réputationnel ou client.
Ce changement de posture est déterminant : il permet d’engager les opérationnels au-delà du service QHSE.
Étape 2 : sécuriser immédiatement (correction) puis traiter durablement (actions correctives)
Il convient de distinguer :
Correction : remise en conformité immédiate (ce qui est visible).
Action corrective : suppression de la cause racine (ce qui empêche la récurrence).
Action préventive : prévention d’occurrence similaire ailleurs (diffusion).
Beaucoup d’entreprises s’arrêtent à la correction, ce qui explique la récurrence.
Étape 3 : faire une analyse des causes réellement exploitable
Les analyses « à plat » et trop rapides aboutissent à des causes vagues : “manque de vigilance”, “erreur humaine”, “non-respect”.
Ces formulations ne sont pas des causes racines : elles n’ouvrent pas de piste d’amélioration.
Approches efficaces
5 Pourquoi : utile si la démarche est rigoureuse et factuelle.
Ishikawa (5M) : Méthode, Main d’œuvre, Milieu, Matière, Machine.
Arbre des causes : très pertinent en sécurité/incidents.
Analyse systémique : indispensable si l’écart touche l’organisation ou les interfaces.
Ce qui doit ressortir d’une bonne analyse
un facteur organisationnel (temps, charge, priorité) ;
un facteur technique (outil, matériel, ergonomie) ;
un facteur managérial (contrôle, arbitrage, rituels) ;
un facteur système (processus non adapté, absence de standard).
Étape 4 : concevoir des actions correctives robustes
Une action corrective robuste répond à trois critères :
Elle modifie le système, pas uniquement les individus.
Elle est vérifiable par des preuves simples.
Elle réduit réellement le risque d’occurrence.
Exemples d’actions faibles (à éviter)
« Sensibiliser l’équipe » (sans preuve, sans contrôle, sans mesure d’efficacité).
« Rappeler la procédure » (si la procédure n’est pas applicable au terrain).
« Faire un point en réunion » (sans changement d’organisation).
Exemples d’actions fortes (à privilégier)
Revoir une organisation de travail qui empêche le respect des contrôles.
Mettre en place une check-list intégrée au process (avec validation).
Standardiser un mode opératoire réellement applicable au terrain.
Renforcer un contrôle managérial (rituel, tournée, validation).
Automatiser une traçabilité via un outil QHSE.
Étape 5 : piloter l’avancement et sécuriser la traçabilité
Un audit demande des preuves. La robustesse repose sur :
une action attribuée à un responsable,
un délai réaliste,
des preuves identifiées dès le départ,
un suivi régulier jusqu’à clôture.
Une non-conformité récurrente est très souvent liée à une faiblesse de pilotage : actions en retard, clôtures administratives, preuves absentes.
Les 10 leviers anti-récurrence les plus efficaces en conformité QHSE
Voici les leviers les plus puissants, issus des meilleures pratiques d’organisations matures.
1) Mettre en place un plan de conformité annuel (et non ponctuel)
Éviter l’approche “pré-audit” en travaillant toute l’année :
planning d’audits internes,
vérifications terrain,
revues documentaires,
plan de mise à jour réglementaire.
2) Standardiser la gestion documentaire
Points clés :
gestion des versions,
diffusion contrôlée,
archivage,
suppression des documents obsolètes sur le terrain.
3) Définir clairement les responsabilités (RACI)
L’audit révèle souvent un problème de “qui fait quoi”.
Formaliser une matrice RACI sur :
veille réglementaire,
mise à jour des procédures,
contrôles,
actions correctives,
indicateurs.
4) Renforcer les contrôles de 1er niveau (terrain)
Les non-conformités récurrentes sont souvent détectables par :
des tournées managériales,
des inspections courtes,
des points QHSE rituels,
des contrôles intégrés au process.
5) Systématiser la vérification d’efficacité
Une action n’est pas “clôturée” si son efficacité n’est pas vérifiée.
Exemples de vérification :
baisse d’un indicateur,
audit ciblé après action,
observation terrain,
contrôle documentaire.
6) Maîtriser les changements (MOC)
Les changements (équipement, organisation, produit, prestataire) créent de la non-conformité si :
les risques ne sont pas réévalués,
les documents ne sont pas mis à jour,
les personnes ne sont pas formées.
Une procédure de “Management of Change” (même simple) réduit fortement les récidives.
7) Gérer les fournisseurs et sous-traitants comme une extension du système
Beaucoup de non-conformités récurrentes proviennent d’interfaces :
consignes mal transmises,
accès site,
habilitations,
contrôles prestataires.
Prévoir :
exigences contractuelles,
audits fournisseurs ciblés,
accueil et contrôle terrain.
8) Utiliser des indicateurs orientés maîtrise, pas uniquement résultats
Au-delà du nombre de NC, suivre :
% d’actions en retard,
délai moyen de clôture,
% de vérification d’efficacité réalisée,
récurrence par processus,
répartition des causes (organisation vs humain vs technique).
9) Installer des revues périodiques de conformité
Mensuelles ou trimestrielles selon le niveau de risque, avec :
analyse des tendances,
arbitrages,
validation des plans d’action,
points de blocage et ressources.
10) Digitaliser la traçabilité (sans complexifier)
Un outil QHSE (comme Winlassie) est particulièrement utile pour :
centraliser les non-conformités,
standardiser les analyses,
piloter les actions et preuves,
faciliter les audits (traçabilité, historique, export).
La digitalisation apporte surtout de la rigueur et de la continuité.
Comment préparer un audit sans générer de non-conformités récurrentes
Préparer un audit ne doit pas être une “course de dernière minute” mais une étape de validation.
Audit interne ciblé avant audit externe
Réaliser un audit interne :
sur les processus historiquement non conformes,
sur les points sensibles réglementaires,
sur l’efficacité des actions correctives récentes.
Revue de preuves et “auditabilité”
S’assurer que les preuves sont :
accessibles rapidement,
cohérentes,
datées,
signées si nécessaire,
alignées avec les exigences.
Brief managérial
Les managers doivent être prêts à expliquer :
comment ils pilotent la QHSE,
comment les écarts sont traités,
comment les actions sont suivies,
comment la prévention est animée au quotidien.
Conclusion : la conformité durable se construit par le pilotage et l’efficacité
Éviter les non-conformités récurrentes en audit ne dépend pas d’une “meilleure préparation” la semaine précédente. Cela dépend d’un système QHSE :
robuste,
ancré dans le terrain,
piloté avec rigueur,
et orienté efficacité.
Chaque non-conformité doit être traitée comme un événement à risque : avec une analyse de causes solide, des actions correctives structurantes, une vérification d’efficacité et une traçabilité irréprochable.
C’est cette discipline, installée dans la durée, qui permet de réduire durablement les récidives et d’aborder les audits avec confiance.