Logiciel certification MASE : divisez par deux votre temps de préparation d’audit

Obtenir la certification MASE n’est pas seulement une exigence pour accéder à certains marchés, notamment dans le secteur industriel. C’est avant tout une démarche structurante qui apporte des bénéfices concrets et mesurables à l’entreprise et à ses salariés. Les intérêts d’être certifié vont bien au-delà de la simple conformité.

Améliorer la sécurité et réduire les accidents du travail

L’objectif premier du référentiel MASE est d’instaurer un système de management SSE efficace pour améliorer la sécurité au travail. Les résultats sont probants. Selon une enquête menée avec l’OPPBTP, 73 % des entreprises certifiées MASE constatent une diminution de la gravité des accidents du travail, et 71 % notent une réduction de leur fréquence. Pour les entreprises certifiées depuis plus de dix ans, ces chiffres grimpent respectivement à 80 % et 89 %. La mise en place d’un système de gestion des risques rigoureux, le suivi des incidents et la promotion d’une culture de la sécurité partagée sont au cœur de cette réussite.

Structurer son système de management SSE

La démarche de certification MASE impose à l’entreprise de formaliser ses processus, de clarifier les rôles et responsabilités, et de mettre en œuvre un pilotage par l’amélioration continue. Cela se traduit par une meilleure organisation interne, une gestion QHSE plus claire et une plus grande efficacité opérationnelle. Le référentiel agit comme un guide pour construire un système de management de la sécurité robuste et pérenne.

Renforcer l’image de l’entreprise et accéder à de nouveaux marchés

La certification MASE est un gage de fiabilité et de professionnalisme. Elle est souvent un prérequis pour travailler avec de grands donneurs d’ordre dans des secteurs à risques comme la chimie, la pétrochimie, l’énergie ou la construction. Être « masé » différencie une entreprise de ses concurrents, rassure ses clients sur son engagement en matière de sécurité et lui ouvre les portes de marchés exigeants.

Impliquer et valoriser les salariés

Un environnement de travail plus sûr est un facteur de motivation et de bien-être pour les employés. La certification MASE valorise la participation active du personnel dans la démarche de prévention. En impliquant les équipes sur le terrain, en les formant et en prenant en compte leur retour d’expérience, l’entreprise renforce la cohésion et l’engagement de chacun envers les objectifs de sécurité.

Les étapes clés du processus de certification MASE

Le processus de certification MASE est un parcours balisé qui se déroule en plusieurs étapes détaillées. Chaque phase est essentielle pour garantir la mise en place d’un système de management efficace et pour préparer sereinement l’audit final.

1. L’engagement de la direction et l’adhésion à l’association MASE

Tout commence par une décision stratégique : l’engagement de la direction. Sans un soutien fort au plus haut niveau de l’entreprise, la démarche a peu de chances d’aboutir. La première action concrète est d’adhérer à l’association MASE locale de sa région. Cette adhésion donne accès aux ressources, au référentiel et à l’accompagnement nécessaires.

2. La préparation et l’analyse initiale (état des lieux)

Cette phase consiste à réaliser un diagnostic complet des pratiques existantes en matière de Santé, Sécurité et Environnement. Il s’agit d’évaluer l’organisation actuelle par rapport aux exigences du référentiel MASE. Cet état des lieux permet d’identifier les points forts sur lesquels s’appuyer et, surtout, les écarts à combler. C’est une étape cruciale pour construire un plan d’action réaliste.

3. La mise en conformité et la mise en œuvre du système

Sur la base de l’analyse initiale, l’entreprise déploie son plan d’action. Cela inclut la rédaction ou la mise à jour des procédures, la formation du personnel, la mise en place d’outils de suivi (comme le document unique), l’organisation de réunions de sensibilisation, etc. L’objectif est de rendre le système de management SSE vivant et opérationnel au quotidien. Cette phase peut durer plusieurs mois.

4. L’audit initial (ou audit de certification)

Une fois que l’entreprise estime son système mature, elle demande la réalisation de l’audit de certification. Un auditeur indépendant, mandaté par l’association MASE, vient vérifier sur site la conformité du système de management aux exigences du référentiel. L’audit se base sur l’analyse documentaire, des entretiens avec le personnel à tous les niveaux et des observations sur le terrain.

5. La restitution et la décision de certification

À l’issue de l’audit, l’auditeur rédige un rapport d’audit détaillé qui présente ses constats (points forts, points sensibles, écarts). Ce rapport est présenté à l’entreprise lors d’une réunion de restitution. Le dossier est ensuite soumis au comité de pilotage de l’association MASE régionale, qui prend la décision de certification. La certification est accordée pour une durée de un ou trois ans, selon la maturité du système.

6. L’audit de renouvellement et l’amélioration continue

La certification MASE n’est pas une fin en soi. Pour la conserver, l’entreprise doit se soumettre à des audits de suivi (généralement annuels) et à un audit de renouvellement à la fin du cycle de certification. Ce processus garantit que l’entreprise maintient son niveau d’exigence et poursuit sa démarche d’amélioration continue en matière de SSE.

Comment préparer efficacement son audit de certification MASE ?

Une préparation minutieuse est la clé pour réussir son audit MASE et optimiser le temps consacré. Il ne s’agit pas de « préparer l’audit » quelques semaines avant l’échéance, mais d’intégrer la préparation dans le fonctionnement quotidien du système de management. Voici une approche structurée.

Réaliser un audit blanc pour identifier les écarts

L’audit blanc est une répétition générale de l’audit de certification. Réalisé en interne par un pilote formé ou par un cabinet extérieur, il a pour but de simuler les conditions réelles de l’audit et d’identifier les écarts avant la venue de l’auditeur officiel. C’est l’outil de diagnostic terrain par excellence.

• Objectif : Évaluer sans complaisance la conformité de votre système de gestion par rapport à chaque exigence du référentiel MASE.
• Méthode : L’audit blanc doit couvrir l’ensemble du périmètre : analyse documentaire, entretiens avec les salariés, visites de chantiers ou d’ateliers.
• Livrable : Il doit aboutir à un rapport d’audit blanc formel, listant précisément les non-conformités, les points sensibles et les pistes d’amélioration.

Cette démarche proactive permet de ne pas être pris au dépourvu le jour J et de concentrer ses efforts sur les points qui nécessitent réellement une action.

Construire et suivre un plan d’action robuste

Le rapport d’audit blanc est votre feuille de route. Chaque écart identifié doit être traduit en une action corrective claire au sein d’un plan d’action global. Pour être efficace, ce plan doit préciser pour chaque action :

• La description de l’action à mener.
• Le responsable du pilotage de l’action.
• La date d’échéance.
• Les ressources nécessaires.
• Un indicateur de suivi de l’efficacité.

Le suivi rigoureux de ce plan d’action est essentiel. Des réunions régulières du comité de pilotage permettent de s’assurer de l’avancement et de lever les éventuels blocages.

Assurer la formation et la sensibilisation du personnel

L’auditeur ne se contentera pas de vérifier des documents. Il interrogera vos équipes sur le terrain pour évaluer leur connaissance des risques, des procédures de sécurité et leur rôle dans le système de management SSE. Il est donc impératif que chaque salarié soit formé et sensibilisé. La formation doit être pratique et adaptée à chaque poste de travail. La compréhension de la politique SSE de l’entreprise, des consignes de sécurité et de l’utilité des outils (par exemple, la bonne utilisation des fiches de poste ou la remontée d’incidents) sera vérifiée.

Pour aller plus loin sur l’analyse des incidents, la méthode de l’arbre des causes est un outil puissant recommandé par le référentiel MASE pour identifier les causes profondes d’un accident et mettre en place des actions correctives pertinentes.

Préparer la documentation et les preuves

Le jour de l’audit, vous devez être en mesure de présenter à l’auditeur l’ensemble des preuves documentaires de votre système : politique SSE, procédures, comptes rendus de réunions, rapports d’audits, fiches de formation, registres de vérification des équipements, etc. Une documentation bien organisée, centralisée et facilement accessible est un signe de maîtrise et fait gagner un temps précieux à tout le monde. C’est ici que la digitalisation prend tout son sens.

Comment digitaliser sa démarche MASE pour gagner du temps ?

Face à la complexité du référentiel MASE et au volume d’informations à gérer, la digitalisation n’est plus une option, mais une nécessité pour gagner en efficacité. Une solution logicielle dédiée permet d’automatiser les tâches chronophages, d’assurer la traçabilité et de simplifier le pilotage de la démarche de certification.

Centraliser toute votre documentation QHSE

Fini les documents dispersés sur différents serveurs, les versions obsolètes qui circulent et le temps perdu à chercher la bonne procédure. Un logiciel MASE comme Winlassie propose une gestion documentaire centralisée. Tous vos documents (procédures, modes opératoires, fiches de sécurité, etc.) sont stockés en un lieu unique, versionnés et accessibles en quelques clics par les personnes autorisées. Cela garantit que tout le monde travaille avec des informations à jour et facilite grandement la préparation de la revue documentaire de l’audit.

Automatiser le suivi des plans d’action

Le suivi manuel des actions correctives et préventives est une source d’;erreurs et d’oublis. Un logiciel QHSE permet de digitaliser entièrement ce processus. Chaque action est enregistrée, assignée à un pilote avec une date d’échéance. Le système envoie des notifications et des rappels automatiques, et les tableaux de bord permettent de visualiser en temps réel l’avancement global du plan d’action. Vous passez moins de temps à « courir » après l’information et plus de temps à analyser les résultats.

Simplifier la gestion des audits et des diagnostics terrain

Avec un module de pilotage, vous pouvez digitaliser vos audits internes et vos visites de sécurité. Créez vos grilles d’audit directement dans l’outil, réalisez vos constats sur tablette ou smartphone depuis le terrain (même hors connexion), et joignez des photos comme preuves. Le rapport d’audit est généré automatiquement, et les écarts identifiés peuvent être transformés en actions correctives en un seul clic. C’est un gain de temps considérable en matière de saisie et de formalisation.

Piloter l’efficacité de votre système avec des tableaux de bord

Un des plus grands avantages d’;une solution logicielle est sa capacité à transformer les données brutes en indicateurs de performance clairs. Grâce à des tableaux de bord personnalisables, vous pouvez suivre en temps réel les indicateurs clés de votre système MASE : taux d’avancement des plans d’action, nombre d’incidents déclarés, taux de conformité des audits, état des formations du personnel, etc. Ce pilotage visuel vous aide à prendre des décisions éclairées et à démontrer la maîtrise de votre système à l’auditeur.

Un logiciel QHSE bien paramétré devient le pilier de votre système de management. Il assure la conformité assurée de vos processus et vous libère du temps pour vous concentrer sur l’amélioration de la sécurité sur le terrain.

Conseils pour réussir son audit MASE en 2025

Réussir son audit de certification en 2025 demande d’anticiper les évolutions du référentiel et les attentes des auditeurs. Au-delà de la conformité « papier », l’accent est mis sur la maturité du système, l’implication du personnel et l’efficacité réelle des mesures de prévention.

1. Intégrer les nouvelles tendances SSE

Le référentiel MASE évolue. La version 2024, par exemple, a renforcé les exigences sur des thèmes comme la santé mentale au travail (prévention des risques psychosociaux), les enjeux environnementaux et la digitalisation des processus SSE. Assurez-vous que votre système de management prend bien en compte ces nouvelles préoccupations. L’auditeur vérifiera si votre analyse des risques et vos plans d’action sont alignés avec ces enjeux actuels.

2. Démontrer une culture sécurité ancrée sur le terrain

L’auditeur cherchera à voir si la sécurité est une affaire de tous et pas seulement celle du responsable QHSE. Il évaluera cela à travers :

• Les causeries sécurité : Sont-elles régulières, pertinentes et participatives ?
• La remontée d’informations : Les salariés osent-ils signaler les situations dangereuses ou les presqu’accidents ? Le processus est-il simple et encourageant ?
• L’;implication du management : Les managers et chefs d’équipe sont-ils visibles sur le terrain, exemplaires et activement impliqués dans la démarche sécurité ?

3. Maîtriser la gestion des entreprises extérieures

La coactivité est une source majeure de risques. Le référentiel MASE est très exigeant sur la gestion des sous-traitants. Vous devrez démontrer que vous avez un processus robuste pour sélectionner, évaluer, accueillir et suivre vos entreprises extérieures. Le plan de prévention, les protocoles de sécurité et les vérifications sur le terrain doivent être irréprochables.

4. Prouver l’efficacité de vos actions

Il ne suffit plus de dire « nous avons mis en place une action ». Vous devez être capable de prouver son efficacité. Par exemple, si vous avez mené une action de formation sur le port des EPI, vous devez pouvoir montrer, via des observations terrain ou une baisse des incidents, que cette formation a eu un impact positif. C’est là que le suivi d’indicateurs pertinents devient crucial.

Concernant les équipements, une bonne compréhension de la définition de l’EPI et une gestion rigoureuse de leur attribution, vérification et formation sont des points clés qui seront scrutés lors de l’audit.

5. Utiliser un outil de pilotage performant

En 2025, se présenter à un audit sans un outil digital de pilotage peut être perçu comme un manque de maturité. Un logiciel MASE vous permet de présenter des données fiables, une traçabilité complète et des tableaux de bord dynamiques. C’est la meilleure façon de démontrer à l’auditeur que vous maîtrisez votre système de management de la sécurité de bout en bout.