Pourquoi gérer les formations et les habilitations ?
La formation et le suivi des habilitations de vos équipes font parties des moyens de prévention efficaces des risques professionnels liés à la santé et sécurité. L’habilitation est la reconnaissance par l’entreprise de la capacité d’un collaborateur à réaliser, en toute sécurité, des actions spécifiques. Ces habilitations peuvent également faire gage d’autorisation pour accéder à des données, des supports ou à des lieux protégés.
Généralement, l’habilitation a une durée de vie précise nécessitant les détenteurs à se remettre à niveau régulièrement. Avoir une bonne gestion des formations et suivre la validité des habilitations permet aux responsables HSE et RH de se tenir informés, d’identifier et de gérer les besoins en compétences des salariés.
Vous pouvez retrouver notamment sur le site de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) l’ensemble des risques professionnels à prévenir et qui rentrent dans le cadre des habilitations/formations.
Comment gérer les habilitations et les formations ?
Afin de gérer les habilitations et formations de vos salariés, il existe 5 bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise :
- centraliser la liste des personnes habilitées dans un seul outil (logiciel, tableur, base de donnée),
- anticiper les péremptions pour maintenir les habilitations du personnel,
- impliquer les équipes dans le suivi (salariés et managers),
- savoir gérer les habilitations,
- mettre en lien les services QHSE, formation et les managers
Infographie « Comment gérer les habilitations / formations ? 5 bonnes pratiques » par Winlassie, le logiciel HSE
Quels documents de gestion des habilitations et des formations ?
Lorsque vous gérez les habilitations et formations, vous allez pouvoir générer différents documents. Parmi ces documents, il existe notamment le passeport professionnel, présentant les habilitations et autorisations dont dispose chaque collaborateur, ainsi que leurs durées de validité, le planning prévisionnel de formations et habilitations, qui liste : les formations, titres d’habilitations et registres d’habilitation. Vous pourrez également éditer des convocations pour les formations et visites médicales.
Comment le logiciel Winlassie vous aide dans la gestion des habilitations et formations ?
Une bonne gestion de vos habilitations/formations vous permettra d’avoir une vue d’ensemble dans laquelle vous pouvez retrouver des rapports et vos principaux indicateurs (KPI). Winlassie vous offre la possibilité de centraliser tous ces documents et toutes ces informations.
Contrôlez les prérequis permettant de délivrer les habilitations, autorisations et certificats de vos salariés, éditez les titres d’habilitations ainsi que le passeport professionnel, organiser vos sessions de formation avec les formateurs des organismes de formation.
Plan de formation santé, plan de formation sécurité, le logiciel vous permet également de créer des alertes afin de vous informer de la péremption d’une habilitation, formation, compétence ou visite médicale d’un de vos salariés. La planification de ces notifications vous aide à rester à jour dans votre prévention des risques professionnels. Vous pouvez également créer des questionnaires afin de vérifier les compétences de vos collaborateurs et les convoquer automatiquement par mail.