AMOT Ferroviaire évolue au cœur d’un environnement chantier exigeant, où la sécurité, la qualité et les délais se conjuguent au quotidien.
Créée en 2021 et basée à Fraimbois, l’entreprise accompagne les maîtres d’ouvrage du ferroviaire en Assistance à Maîtrise d’Œuvre, avec des clients tels qu’EGIS et SNCF Réseau.
Dans un contexte de croissance et d’alignement progressif avec les référentiels ISO, la question n’était plus de savoir s’il fallait digitaliser la gestion HSE, mais comment le faire de façon pragmatique et durable.
C’est dans cette dynamique qu’AMOT a choisi Winlassie pour structurer son suivi réglementaire, centraliser ses données sensibles et simplifier la vie de ses équipes. Le résultat se mesure autant en sérénité opérationnelle qu’en gains de temps et en qualité de traçabilité.
Problématique et enjeux
Une équation HSE complexe à résoudre
La problématique initiale était familière à bien des structures du secteur: des échéances critiques suivies manuellement, des informations éparpillées, et une visibilité intermittente sur les actions à prendre.
Entre visites médicales, habilitations spécifiques au ferroviaire et formations obligatoires, le moindre oubli peut se transformer en risque opérationnel, voire en non‑conformité lors d’un audit.
Objectifs : proactivité et fiabilité
AMOT recherchait donc une réponse simple à une équation complexe: sécuriser la conformité tout en libérant du temps pour la prévention et l’animation de la culture sécurité.
Le pilotage HSE devait devenir proactif, alimenté par des données fiables et des alertes pertinentes, plutôt que réactif et tributaire d’une myriade de fichiers.
Déploiement et conduite du changement
L’adoption de Winlassie s’est faite avec une logique de priorisation et de progression. Avant toute chose, AMOT a cadré ses besoins et cartographié ses obligations, de manière à concentrer l’effort là où l’impact serait immédiat.
Cette préparation en amont a permis de nettoyer et structurer les données, étape souvent sous‑estimée mais déterminante pour éviter les doublons et incohérences.
Le déploiement a ensuite commencé par les modules à plus forte valeur.
Cette approche, combinée à un paramétrage d’alertes sur les échéances clés, a rapidement installé de nouvelles habitudes de travail, tout en respectant le rythme de l’organisation.
Usages opérationnels de Winlassie
Référentiel administratif unifié
Sur le terrain, l’usage de Winlassie s’est naturellement ancré dans les routines des équipes.
Le module Administratif est devenu le référentiel vivant des collaborateurs, documents et pièces justificatives, garantissant que chaque information sensible est centralisée et à jour.
Suivi médical et traçabilité
Winlassie a apporté une visibilité claire sur la planification des visites, avec une traçabilité qui fluidifie les échanges entre HSE, RH et managers opérationnels.
Habilitations et formations maîtrisées
Quant aux Habilitations et Formations, elles constituent désormais un dossier structuré par personne et par rôle, avec gestion des prérequis, des renouvellements et des preuves associées.
Anticipation via alertes automatiques
Les alertes automatiques jouent ici un rôle important : elles permettent d’anticiper les ruptures potentielles de conformité bien avant qu’elles ne deviennent des problèmes.
Bénéfices obtenus
- Gains de temps et simplification : Les bénéfices se sont matérialisés rapidement. AMOT a gagné un temps précieux en éliminant une grande partie des relances manuelles et des recherches fastidieuses de documents.
- Traçabilité et auditabilité renforcées : La traçabilité s’est nettement renforcée: chaque action, chaque preuve est historisée et accessible, ce qui améliore l’auditabilité et réduit le stress associé aux contrôles.
- Conformité pilotée en continu : La conformité n’est plus un sujet “à rattraper” mais un flux continu de prévention, piloté par des échéances visibles et des rappels opportunes.
- Focus sur la prévention et la culture sécurité : Cette nouvelle posture libère du temps de cerveau disponible pour la prévention, la formation et l’animation de la culture sécurité, au lieu de l’épuiser dans de la gestion de court terme.
Indicateurs et ROI
- Mesure pragmatique à court terme : Côté ROI, AMOT raisonne de manière pragmatique. Les premiers indicateurs portent sur la réduction du temps administratif consacré au suivi réglementaire, l’amélioration du taux de conformité à date et la disponibilité immédiate des preuves lors des audits.
- Montée en maturité à moyen terme : À moyen terme, l’entreprise souhaite suivre des métriques plus fines: délais moyens de renouvellement, couverture des formations critiques, qualité des preuves documentaires et temps de traitement par type d’échéance.
- Du pilotage par les moyens aux indicateurs d’efficacité : Cette progression, du pilotage par les moyens vers des indicateurs d’efficacité, est cohérente avec une démarche d’amélioration continue et une montée en maturité outillée par Winlassie.
Bonnes pratiques issues de ce REX
- Préparer et fiabiliser les données : Ce retour d’expérience a permis de dégager des enseignements concrets pour toute organisation souhaitant digitaliser sa gestion HSE, en particulier dans le ferroviaire. La première leçon tient à la préparation des données: investir du temps au départ pour consolider et nettoyer l’existant évite des mois d’irritants en aval.
- Démarrer petit, mais juste : La deuxième consiste à démarrer petit, mais juste: sélectionner les modules et périmètres à plus forte valeur pour créer de la dynamique et embarquer les équipes.
- Outiller les relais HSE/RH : La troisième concerne l’outillage des relais HSE/RH: lorsque les référents sont formés et responsabilisés, l’adoption devient virale et la qualité des informations s’améliore mécaniquement.
- Paramétrer des alertes ciblées : Enfin, la mise en place d’alertes ciblées transforme le pilotage; ce sont elles qui convertissent des échéances théoriques en actions concrètes au bon moment.
Conclusion
En somme, l’expérience d’AMOT Ferroviaire montre qu’il est possible de passer d’un suivi HSE fragmenté à un système unifié et proactif sans bouleverser l’organisation.
La combinaison d’un référentiel unique, d’alertes intelligentes et d’un déploiement progressif change la donne : elle sécurise la conformité, renforce la traçabilité et libère du temps pour ce qui compte vraiment sur le terrain.
Pour les entreprises du ferroviaire confrontées aux mêmes contraintes, c’est une voie praticable et rapidement génératrice de valeur.