« Gestion des Formations »
Cette commande vous ouvre la fenêtre de gestion des formations des employés ou la fenêtre de saisie groupée des formations (1 formation précise pour X agents) ainsi que le planning des formations sur 12 mois par stage ou par agent. Vous pouvez rechercher la liste des agents ayant une formation, l'historique des formations, la liste des formations à recycler d'ici X jours.

« Liste des stages de formations »
Cette base contient les différents types de formations pour vos agents. Elle est liée à la "gestion des formations". Précisez la formation, sa durée de validité (illimitée ou X semaines, mois ou années), précisez le coût moyen constaté, les heures.
Enfin, si la formation est limitée, précisez la formation qui fait office de reconduction. Il y 2 possibilités pour la reconduction : celle dite « faisant usuellement office de reconduction » puis un tableau « autres stages pouvant faire office de reconduction ».

« Gestion des formations d'un employé »
La touche "Cohérence" vous permet de constater si l'ensemble des formations respecte l'enclenchement normal des stages. Cas incohérent : une alerte est maintenue sur un stage dont on a saisi le recyclage. Si vous confirmez le message « correction automatique », alors winlassie arrêtera l’alerte du stage initial.

Le premier onglet résume les stages effectués. Une alerte par couleur est automatique en fonction des validités.

Le deuxième onglet permet de saisir les nombreuses informations liées au stage ; date, coût, alerte…

Evaluation des stages par les stagiaires :
En cliquant sur évaluation vous obtenez un fenêtre de saisie :

En saisissant des informations d’évaluations vous pourrez obtenir des statistiques :

« Saisie d’une liste d’employé ayant effectué un stage de formation »
Cette fonction permet de saisir d’un coup un ensemble d’employé ayant participé à un MEME stage de formation. Attention cependant en ce qui concerne les éventuels numéros d’attestation ou résultats qu’il faudra confirmer employé par employé si différents.

La fonction "Bilan des formations à planifier" vous permet de visualiser sur les 12 mois à venir, quelles sont les formations à programmer (notamment les recyclages remplaçant les formations initiales que l'on peut voir dans le "Bilan des formations qui vont être périmées"). Une option vous permet de définir rapidement un budget prévisionnel sur la base des indicateurs financiers saisis dans la liste des stages de formation.
Vous pouvez également obtenir le coût total par type de formation et par organisme avec la fonction "Bilan des formations durant une période". Vous pouvez choisir le mois de départ pour les 12 mois glissant, par défaut c’est celui du mois en cours.

« Tableau de bord des formations »
Etat des formations des agents à programmer sur les 12 prochains mois.

« Liste des employés n’ayant pas participé à un stage »
Cette fonction permet de lister les employés n’ayant pas suivi tel ou tel stage, ou n’importe quel stage de telle ou telle famille de stage.

« Passeport formation »
Cette fonction permet de résumer : l’historique contractuel de l’employé, ces formations et diplômes de bases, ces formations professionnelles, ces certifications obtenues, ainsi que le résumé de son expérience professionnelle. Toutes ces informations sont saisies dans différentes fonctions de winlassie. Celle ci permet donc simplement de les regrouper et des les imprimer sans avoir à parcourir différents menus.

Gestion des cumuls DIF : cette fonction permet de gérer le cumul des DIF employé/année.

« Habilitations »
Cette commande vous ouvre la fenêtre de suivi des habilitations ou la fenêtre de saisie des habilitations groupées (1 habilitation précise pour X agents) ou le planning pour 12 mois de validité des habilitations par domaine d'activité. Vous pouvez rechercher les agents ayant telle ou telle habilitation en fonction ou non du domaine d'activité. A partir de cette recherche, vous avez la possibilité de modifier en une seule fois toutes les dates de validité. Il est possible d'éditer des titres d'habilitations au format A4 selon différents modéles et selon certains critères.

« Liste des activités »
Cette fonction permet de définir les libellés de vos différentes activités. Cette liste est unique entre les habilitations, les interventions, les activités associées aux employés (pour les fiches de postes). Il est possible de relier des activités entres-elles sur le principe activités « mères » et activités « filles ». Ceci permet en sélectionnant une activité « mère » de créer automatiquement ses activités « filles ».

« Saisie groupée d’une habilitation »
Afin de vous éviter des saisies fastidieuses et répétitives, vous pouvez à l’aide de cette fonction sélectionner vos employés et leur attribuer une habilitation (code, activité et date).

« Gestion des titres d’habilitation »

Le principe consiste à noter un code d’habilitation (correspondant généralement à un risque), puis le domaine d’activité concernée et enfin une date (qui tient compte de différents paramètres comme la validité de la formation associée par exemple).
C’est ici que vous pourrez imprimer le titre d’habilitation.

La fenêtre indique un rappel de la validité médical de l’employé. Cette information étant importante elle est rappelée lors de l’impression. WinLassie demande si vous souhaitez, à l’impression, voir figurer la date de validité de l’habilitation ou celle de la visite médicale.

« Tableau de bord des habilitations »

Ce tableau permet de visualiser les agents possédant une habilitation particulière et ce pour les 12 mois à venir. Vous pouvez choisir le mois de départ pour les 12 mois glissant, par défaut c’est celui du mois en cours.

« Recherche sur les habilitations »

Cette fonction permet d’effectuer des recherches ;
Soit sur le code d’habilitation strictement égale à « X », soit contenant la séquence « XYZ », et ce pour toute activité ou une en particulier. Le tableau donne le résultat de la recherche. Il est possible de modifier les dates dans ce tableau, voire même de « reconduire » toutes les dates en une seule opération en cliquant sur « modifier validités », en saisissant une date, puis « affecter la valeur suivante à l’ensemble de la liste ».

« Gestion des modèles de titre d’habilitation »

Vous pouvez associer vos activités à un modèle. Du coup lors de l’impression du titre d’habilitation vous pourrez demander d’appliquer un modèle particulier, ainsi WINLASSIE n’imprimera que les habilitations des activités concernées par le modèle.

Lors de l’impression de titre d’habilitation vous disposez de nombreuses options, prenez le temps de les essayer (avec photo, logo, case de signature supplémentaire, signataire, impression par date ou activité, etc…).

« Certifications »
Cette commande permet de gérer les certifications des employés. Elle est spécialement prévue pour les certifications de type CND. Il est préférable de noter également dans la fonction « formations » le stage lié à l’obtention de la certification (pour l’aspect budgétaire, pour le recyclage éventuel).

« Recherche sur les certifications »

Cette fonction permet de retrouver les employés disposant de certifications (un tri su celles valides est possible).

« Saisie groupée de certification »
Fonction permettant de saisir pour un choix d’employés une certification (identique évidemment).

« Tableau de bord des certifications »
Tableau permettant de rechercher/consulter par type de certification les employés concernés et la validité sur les 12 mois à venir. Vous pouvez choisir le mois de départ pour les 12 mois glissant, par défaut c’est celui du mois en cours.

« Liste des types de certification »

« Affichage Multicritères »
Cette fonction permet de définir un ensemble de critères et de consulter la liste des employés qui y correspondent. Des paramètres sont possibles quant à la précision des réponses.

« Diplômes et formations de base »
Permet d’associer à chaque agent ces différents diplômes et formations de bases (scolaires) obtenues.

Le passeport professionnel (tout secteur d’activité) résume l’essentiel des informations liées à l’employé, identité de l’employé, de son employeur, validité médicale, formations et habilitations obtenues.

« Compétences diverses des employés »
Ce module vous permet d’associer aux employés de compétences (classées par famille si nécessaire) et de faire des recherches de profils d’employés suivant différentes compétences et selon des niveaux de qualification et d'expérience.

Fenêtre pour effectuer des recherches d’employés ayant différentes compétences.

Résultat d’une recherche. En fonction de vos critères WINLASSIE fera un classement des employés ayant le plus de compétences recherchées.

Suivi des entretiens individuels de compétences :
Le principe : pour chaque employé, 1 FOIS PAR AN, vous pouvez générer une grille d’évaluation qui comporte = 3 parties : activités, général, observations

Partie « activité » : Vous pouvez sélectionner vos activités dans votre liste d’activités existantes. Associés les activités aux employés, pensez à respecter une certaine homogénéité des listes pour une plus grande visibilité. Ensuite vous pouvez associer des indices de pratique de l’activité et maîtrise. Une légende permanente vous indique les différences pour chaque notation.

Partie « général » : il s’agit d’un questionnaire standard applicable à tout employé de toute activité. Celle liste n’est pas modifiable. Si vous souhaitez apporter une nouvelle proposition de question faites la demande sur votre interface sécurisée WinLassie en ligne.

Partie « observation » : vous permet de noter les points forts, les points faibles et les objectifs concertés.

Gestion des convocations aux stages de formations :

Exemple d’une convocation à un stage de formation