MODULE SPECIFIQUE « BUDGET FORMATION »

« Employé » « Formation » « Gestion du budget formation »

Cliquez sur la touche principale pour accéder à :

La fenêtre du module de gestion du budget formation.

1/ Rappel des objectifs

WINLASSIE dispose d'informations administratives sur les agents ainsi qu'une gestion des formations effectuées et à prévoir. A partir de ces données et en activant le module "budget formation" vous pouvez :

• Préparer un plan de formation,
• Récupérer automatiquement ce qui est prévisible du fait des recyclages,
• Ajouter d'autres prévisions de formations,
• Visualiser directement les différents ratios (CSP, sexe, individu, famille de formation, stages…) au fur et à mesure de vos prévisions,
• Vérifier en cours d'année l'avancement du plan et comparer les prévisions aux réalisations.
• Etablir un bilan de formation une fois la période du plan de formation échue.

2/ Les informations clés concernant l'agent

Dans la fenêtre "renseignements administratifs sur les agents" il faut impérativement préciser la CSP concernée ainsi que les informations relatives à sa rémunération.
L'onglet concernant la rémunération dans la fenêtre "renseignements administratifs" n'est visible que depuis le module formation.

Il est possible d'affecter dans le temps un historique des rémunérations de chaque agent et selon 3 possibilités. Le module utilisera l'information la plus précise sachant qu'il y a le choix entre 3 coûts différents.

a) Gestion exacte des coûts par salarié :
Pour une période définie par l'utilisateur, on saisit (ou on importe) pour chaque agent le coût horaire réel.

b) Gestion par niveaux de rémunérations :
Pour une période définie par l'utilisateur, on affecte à chaque agent un niveau de rémunération (de 1 à 10, modifiables dans une fenêtre spécifique "définition des niveaux de rémunération)

c) Gestion par valorisation des CSP :
Pour une période définie par l'utilisateur, on affecte une CSP (si changement dans la carrière de l'agent). Chaque CSP est associée à une période et un taux de valorisation dans la fenêtre "valorisation des diverses CSP" (5 en tout).

Pourquoi ces 3 niveaux ?

Certaines sociétés gèrent le budget par taux réels, d'autres par niveaux de rémunérations et d'autres par valorisation de la CSP concernée.
Ainsi, dans ses calculs, WINLASSIE utilisera l'information la plus précise.
Si WinLassie ne trouve pas le taux réel de l'agent alors il cherchera le niveau de rémunération et son taux pour la période, sinon il prendra le taux associé à la CSP de l'agent pour la période. S'il n'y a aucun taux alors il prendra 0 €.

Attention : l'affectation d'un taux n'est possible que sur une période qui ne se chevauche pas avec une période existante pour un même agent (illogique).
Par défaut, la date d'un nouveau taux est considérée comme la date de fin du taux précédent (logique).

Vous retrouverez ci-après les fenêtres dans l'ordre des menus du module formation

L'onglet spécifique "Salaire" dans "Liste des employés"

Si vous saisissez un historique précis correspondant à l'évolution précise du taux de rémunération horaire réel d'un agent, il n'est pas nécessaire de saisir un niveau de rémunération.

L'historique

Cette commande vous permet de visualiser, créer ou modifier l'historique de la carrière d'un agent y compris ses éléments financiers. Vous pouvez obtenir également cette fenêtre en mode "Modifier" et en cliquant sur le tableau dans la fenêtre "Renseignements administratifs".

« Définition des niveaux de rémunération »

Vous pouvez créer jusqu'à 10 niveaux différents avec un historique de votre choix. Si 5 niveaux suffisent, il est inutile de créer des niveaux supplémentaires.

« Valorisation des diverses CSP »

Comme pour les niveaux de rémunérations. Cet historique pour les 5 CSP existantes est indispensable si vous ne saisissez pas de taux individuel ou de niveaux de rémunération. Là aussi les périodes saisies ne doivent pas se chevaucher.

« Importation depuis un fichier Excel de la valorisation des heures des employés »

Le fichier Excel contient le nom et prénom et l’identifiant (numéro de sécurité sociale ou matricule) de chaque employé, le taux de valorisation horaire:, la date de début d’application de ce taux.

Menu "FORMATIONS"

Vous retrouvez ici les principales commandes du menu formation de la fenêtre principale de WINLASSIE. Il a été ajouté le menu « actualisation des données financières »

Cette fonction permet de tenir compte des nouvelles saisies effectuées concernant les taux de valorisations.

Rappel concernant les données financières d’un stage :

Dans la fenêtre « liste des stages de formation » il vous est demandé de saisir les dernières données économiques connues pour ce stage.
Pour chaque type de stage, vous pouvez déjà saisir la durée en heure, le prix d'achat du stage, l'estimation des frais de transport et d'hébergement.
Ces valeurs seront reprises à titre indicatif lors de la réalisation du plan et lors de la saisie de stages effectués. Bien-sûr, lors de la saisie du stage réel, vous pourrez "affiner" l'information qui sera alors actualisée dans le bilan réel des formations effectuées.

La saisie d'un stage effectué

« Droit Individuel à la Formation – DIF »

« Bilan par Employeur »

Selon vos saisies et répartitions de montants financiers selon les 3 critères du DIF : Adaptation, Evolution, développement, vous obtiendrez le détail, le cumul, par an, par employeur.

« Bilan par employé »

Répartition et cumuls du DIF par employé et par période.

Menu "PROGRAMMES"

« Liste des programmes de formation »
WinLassie est multi-employeurs et il fait la distinction entre sociétés distinctes et filiales. Vous pourrez donc préciser un programme de formation (de date à date) en incluant ou non les filiales.

Attention ! les dates ne doivent pas se chevaucher pour une même société. Vous retrouverez ici tous les programmes en cours et passés. Pour chaque période et employeur considéré, WINLASSIE ne présentera que les informations concernant des agents présents durant cette période.

« Définition d’un programme de formation prévisionnel »

La fenêtre ci-dessous est le résultat de la récupération automatique des stages prévus par "recyclage". Vous pouvez évidemment créer, modifier, supprimer une ligne de prévision.
Attention WINLASSIE « propose » à la lecture des informations présentes dans la gestion des formations et en tenant compte de la date de fin de validité et du choix fait en terme de reconduction dans la case « stage faisant usuellement office de reconduction ».

Par exemple : vous avez créé un stage AA qui est valable 3 ans, vous avez indiqué qu’au terme des 3 ans le stage faisant usuellement office de reconduction est le stage AB, et dans « autres stages pouvant faire reconduction », vous avez saisie « AC, AD,AE ».
Alors WINLASSIE proposera le stage AB.

Libre à vous de valider cette supposition, de la modifier ou de la supprimer : l’employé n’aura plus besoin de cette formation, il ne sera plus là, nous souhaitons lui faire faire un stage plus élevé, etc… selon vox choix.

Modifier ou ajouter une prévision

Avec ou sans la récupération « automatique » de stages à effectuer il vous faudra : créer, modifier votre programme de formation. La réglementation permet un vaste choix de possibilité.
Vous pouvez définir par Stage ou Famille de stage, pour un employé ou un groupe d’employé, pour une CSP, pour un montant, pour une durée, pour une répartition « homme/femme ».

Précisez votre choix concernant d'abord le stage OU sa famille. Si vous saisissez un stage, WINLASSIE précisera automatiquement la famille d'affectation. WINLASSIE mettra à jour les éléments financiers liés au stage sélectionné.
Précisez si cette formation est à intégrer dans le CTF (Capital Temps Formation).
Ensuite, précisez la quantité de stagiaires et la CSP, la répartition hommes / femmes ou non. Certains champs se remplissent automatiquement selon vos choix. Si vous cliquez sur un agent précis, tous les autres champs sont renseignés automatiquement et non modifiables.
En bas à droite, vous trouverez les totaux prévisionnels selon vos critères.

La touche "Synthèse" ouvre une fenêtre de 2 onglets "Bilan" et "Répartition"

Cette synthèse vous donne des informations statistiques sur votre programme de formation prévisionnel : répartition des heures, par CSP, par sexe ; répartition du coût…

L'onglet "répartition" distingue les éléments par stage ou famille.

« Avancement d'un programme de formation »
Vous retrouvez dans ce tableau les éléments du programme prévisionnel sur fond blanc et les formations effectuées sur fond bleu. Vous pouvez donc voir si chaque stage prévu est suivi d'un stage réalisé. Les stages effectués alors qu'ils n'étaient pas au programme sont en bas de liste après un titre "AUTRES TYPES DE FORMATIONS NON PREVUES"

Dans la réalité : en 2005 vous faite votre programme 2006 en tenant compte des stages fait précédemment, vous ajouter/modifier ce plan en fonction de vos souhaits. En 2006 vous saisissez au fur et à mesure dans l’année les stages effectués par vos employés. WINLASSIE fait alors un état d’avancement en recoupant ce que vous aviez prévu avec ce que vous faites. En fin d’année 2006, vous vous retrouver avec :
Les stages prévus et réalisés
Les stages prévus non réalisés
Les stages non prévus et réalisés.

Début 2007, depuis le logiciel de comptabilité ou de paye vous obtenez le listing des taux de valorisation de chaque employé pour l’année écoulée. Vous importez ce fichier. Puis vous activez la fenêtre « bilan d’un programme de formation » qui vous donnera la synthèse finale et réelle du coût de la formation sur l’année écoulée.

« Bilan d’un programme de formation »

Premier onglet : Généralités, répartition statistiques par CSP, par contrat par effectif par établissement.

Deuxième onglet : répartition des stagiaires par CSP, contrat, age, sexe

Troisième onglet : répartition par type de contrat des heures et coûts de formations.

Quatrième onglet : Comparatif entre formations prévues et réalisées en valeur absolue et relative, répartition entre formations totales et Capital temps formation.

Chaque fenêtre propose également des impressions de bilans ou récapitulatifs ou l’export vers un fichier Excel pour traitement spécifique.