Parole d’Expert – La Veille Réglementaire

Présentation de Carole Tranchant Bouhana, Ingénieure senior HSE pour AECOM France

 

Carole Tranchant : « Je suis consultante dans un cabinet conseil en environnement santé sécurité au travail.

Je suis arrivée là après avoir obtenu un d’un diplôme d’ingénieur écologue, métier que j’ai exercé pendant 2 ans. Ensuite, je suis passée dans le milieu industriel pendant 10 ans en responsable HSE où j’ai pu développer un système de management santé sécurité au travail et environnement, obtenir une certification ISO 14001. J’ai découvert le milieu industriel et toutes ses contraintes environnementales et santé sécurité.

Depuis 9 ans, j’ai intégré un cabinet conseil qui s’appelait URS et qui s’appelle maintenant AECOM. Je travaille aujourd’hui dans tout ce qui est management HSE. J’ai depuis 8 ans la responsabilité de développer une activité de veille réglementaire. Mon expérience de 10 ans sur site industriel m’a permis de bien comprendre les attentes d’un responsable HSE et de leur fournir ce dont ils ont besoin.

 

WinLassie : Quelles sont les activités d’AECOM ?

AECOM est un grand groupe américain qui est leader dans les services intégrés de conception, infrasctructure, financement et exploitation. Le groupe compte 85000 employés à travers le monde, un chiffre d’affaires de 19 milliards de dollars, et qui a des clients répartis sur plus de 150 pays.

Sur la France, notre activité est  beaucoup plus axée dans les domaines de l’Environnement, la Santé et la Sécurité au Travail, avec des grosses activités de Gestion de Pollution de sols donc identification des pollutions et dépollution, une activité de Due Diligence, qui est est audits environnementaux voire santé sécurité dans le cadre de la fusion de la cession ou de l’acquisition d’entreprise. Une activité Risques Industriels, pour tout ce qui est dossiers d’autorisation, études de dangers dans le cadre d’installations classées pour la protection de l’environnement. Et une activité Management Développement Durable HSE (Environnement Santé Sécurité au Travail) pour laquelle je travaille, qui est axée sur l’accompagnement des entreprises dans leurs activités HSE.

Qu’est-ce que signifie la veille réglementaire ?

Une veille réglementaire, c’est le fait d’avoir à disposition l’ensemble des textes qui sont applicables à une entreprise.
C’est une obligation puisque comme le dit l’adage, nul n’est censé ignorer la loi, mais ça peut également être un avantage concurrentiel puisque le fait de l’anticiper car il y a un délai d’application des textes lorsqu’ils sortent. Cela peut aller de 1 mois à 6 mois, voire 1 an et demi pour les textes SEVESO. Cela permet aux entreprises d’anticiper, de prévoir des budgets, de prévoir leur CAPEX.  Et cela permet également d’éviter de se retrouver avec des plaintes ou d’avoir une atteinte à l’image de marque et de se retrouver dans les médias parce que l’on a pas respecté une réglementation et que ça ressort.

Pourquoi le travail de veille réglementaire est un travail complexe pour les responsables HSE ?

La veille réglementaire est quelque chose qui est complexe parce que ce n’est pas forcément accessible à tous. Ce n’est pas toujours très simple de comprendre les textes, il y a un vocabulaire juridique. Il y a aussi tout ce que l’on appelle la jurisprudence où les jugements peuvent faire évoluer la réglementation. La Veille Réglementaire est aussi très chronophage pour un responsable HSE, car des textes, il en sort tous les jours. Le Journal Officiel publie chaque jour une trentaine de textes dans tous les domaines, pas forcément en environnement ou en santé sécurité, sans parler de la réglementation européenne qui elle aussi sort des textes régulièrement. La veille réglementaire est donc une activité très chronophage et très complexe.

 

Quels services proposez-vous à vos clients pour répondre à cette problématique?

À ce jour, du fait de mon expérience de responsable HSE, on a développé un outil format Excel. La volonté était vraiment d’avoir un outil simple, pragmatique et surtout adapté au client. Ce service que nous avons mis en place permet à nos clients d’avoir leur veille applicable, et de pouvoir l’utiliser facilement. Tous les responsables HSE savent utiliser Excel. Il y a des systèmes de filtres, des systèmes de tableaux croisés dynamiques. C’est un outil simple et très pratique.

 

Comment se matérialise la prestation ?

Cette prestation, on appelle cela une offre à tiroirs. On réalise déjà un fichier de base, donc on crée un fichier Excel. On rencontre le client, on fait une visite de site, on fait des questionnaires. Ce questionnaire est pour nous très utile car c’est le document qui va nous servir tout au long de la prestation pour bien rester au contact du client et de son activité. Et ce fichier est vraiment adapté à ses besoins, c’est à dire que l’on ne va pas mettre les textes qui ne le concernent pas, on va vraiment mettre que les textes qui le concernent, qui lui sont applicables. Et une fois qu’on a fait ce fichier, on peut lui proposer une multitude d’options complémentaires qui sont :

Une mise à jour périodique du fichier de veille réglementaire. On peut envoyer un bulletin d’information périodique sur les nouveautés. On peut également effectuer une mise à jour de ce fichier. Selon les clients, cela peut aller d’une mise à jour trimestrielle à une mise à jour annuelle. On l’informe sur les textes qui ont été modifiés, et surtout on met à jour ce fichier.

On peut également rajouter des conférences téléphoniques.  Pour des groupes avec des grosses structures, on organise des conférences téléphoniques tous les trimestres ou tous les semestres et on présente les textes qui ont été modifiés pour les aider à en faire l’évaluation et à bien comprendre en quoi ça leur est applicable. Parce que quand on met un nouveau texte dans le fichier ou des articles du Code du Travail, ça ne se comprend pas à la première lecture. À ce moment là, on leur fait une sorte de décryptage du texte.

Ensuite, au besoin, on peut également réaliser des évaluations de conformité. On se rend sur site pendant 2, 3 ou 4 jours en fonction de la complexité du site et en fonction des besoins, on va évaluer ligne par ligne le fichier Excel, exigence par exigence, pour dire si conformité ou non conformité il y a. Nous allons surtout les conseiller par la suite sur les actions correctives à mettre en place derrière.

 

Quels sont les bénéfices observés chez vos clients dans l’utilisation de votre service de veille réglementaire ?

À ce jour, l’ensemble de nos clients sont satisfaits de cette prestation puisque ça reste un fichier Excel, donc ça reste très accessible, ça leur permet de gagner du temps car ils n’ont pas à chercher les textes, et on se rend compte qu’ils développent de plus en plus des conférences téléphoniques avec mini-évaluation. Car cela les oblige à bloquer un temps pour travailler sur la veille réglementaire. Car sinon ils reçoivent les fichiers et le trimestre passe, et ce n’est pas fait. De plus en plus, les clients apprécient ce contact téléphonique où ça les force à se mettre dans le fichier pendant 2 heures, d’évaluer l’impact des nouveaux textes sur leur activité.
Ils passent également beaucoup moins de temps sur les textes, pour consacrer ce temps là à des vraies problématiques HSE rencontrées sur leur site.

Quels sont les avantages d’intégrer la veille dans un outil de management HSE global ?

Autre avantage concurrentiel de la veille réglementaire, c’est les certifications. Aujourd’hui, de plus en plus de grands donneurs d’ordre demandent aux entreprises d’avoir un certificat. Que ce soit l’ISO 14001, le MASE pour les entreprises de travaux publics, l’OHSAS 18001, il y a aussi des réglementations européennes, où la veille réglementaire est une exigence des référentiels, donc les entreprises sont tenues de mettre en place quelque chose. C’est là où sont intéressants les outils, que ce soit un fichier Excel comme on le fait nous. L’intérêt d’un logiciel de management global, c’est que tout sera intégré dedans. On peut gérer la veille réglementaire, on peut gérer les plans d’actions, l’analyse environnementale, on peut gérer le document unique. La veille réglementaire reste un incontournable, que ce soit un logiciel ou un fichier Excel.

 

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