Pour GEFCO, Winlassie est un logiciel QHSE robuste et complet
« GEFCO est probablement parmi les rares sociétés de notre secteur à avoir été capable de faire les déclarations Pénibilité dans les DADS dès janvier 2016, sans recours à un outil interne ! »
QUEL ÉTAIT VOTRE BESOIN INITIAL AU SEIN DU GROUPE GEFCO ?
Dans un périmètre mondial avec 44 filiales et 17 langues, le besoin était d’industrialiser l’évaluation des risques, gérer le risque chimique, ainsi que la pénibilité en France, tracer les accueils sécurité et délivrer les autorisations/ habilitations sécurité internes dans les filiales dans un premier temps. Historiquement, seuls les Accidents du travail étaient informatisés.
L’enjeu était d’avoir un outil capable d’accompagner le Système de Management de la Sécurité au Travail sur un plan mondial, pour renforcer, voire structurer les process H&S GEFCO ; tout en s’adaptant aux différents niveaux de maturité des filiales. L’outil recherché devait donc avoir la couverture fonctionnelle la plus large possible, être modulable ; ne pas être limité pour déployer tant l’IHM que les référentiels dans différentes langues, y compris des alphabets non latins (russe, chinois).
Nous avons donc recherché différents outils existants sur le marché. Le choix s’est opéré sur plusieurs critères : palette de fonctionnalités / adaptabilité aux contextes locaux / capacité multilingue / ergonomie de l’interface. Winlassie était l’outil proposant le plus de fonctionnalités prévention, multi base (adaptation/pays) et pouvant gérer plusieurs langues en UTF 8. Nous avons acquis à ce jour outre la fonctionnalité Gestion du Personnel les modules Suivi des Expositions, Management de la Sécurité par la Qualité partiel et bien évidemment le module EvRP dynamique en lien avec la Pénibilité.
L’outil nous permet de structurer notre démarche prévention et de mieux communiquer sur nos process. Le principal module aujourd’hui déployé est celui de l’évaluation des risques. Ce module, paramétré en fonction de nos propres grilles d’évaluation, permet aux sites, de réaliser des évaluations de risques. Y compris ceux qui ne disposent pas de préventeurs spécialisés. La définition des postes /tâches et risques associés permet de ne pas partir d’une feuille blanche et de partager les connaissances de nos préventeurs expérimentés avec les non spécialistes. Pour cela, il est important de créer une communauté d’utilisateurs, dès le démarrage du programme. Durant toute la durée du projet, les équipes de Gamma ont été très réactives et à l’écoute des problématiques soulevées liées à nos particularités.
POURQUOI AVOIR CHOISI WINLASSIE POUR LA GESTION DE LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ DES SALARIÉS DU GROUPE ?
De nos recherches, c’est la plus large du marché. L’approche module permet de prioriser des fonctionnalités et un déploiement dans le temps. De cette manière, les utilisateurs montent progressivement en charge. Notre choix s’est porté sur un outil capable d’accompagner notre démarche prévention sur du moyen-long terme. Les autres logiciels, de notre point de vue, ne possèdent pas encore la même richesse fonctionnelle que Winlassie, même si on peut supposer que ces solutions concurrentes vont progresser. Tout comme Gamma Software qui travaille sur une nouvelle ergonomie et interface web qui seront des améliorations appréciées.
Pour avoir participé aux ateliers Winlassie OnLine, nous sommes confiants dans les possibilités offertes par la nouvelle interface. La version OnLine permettra justement de réaliser des traitements toujours aussi complexes, de la manière la plus intuitive qui soit. Il faut aborder ce type de logiciel avec une vue très claire de ce que l’on veut en faire. L’outil permet une multitude de choses. Le travail en amont sur les référentiels EvRP est aussi très important. Il conditionne à terme le niveau de complexité pour l’évaluation et la pénibilité.
En exploitation, l’outil pour vivre doit être animé régulièrement et les référentiels maintenus à jour. Nous avons opté pour des conférences téléphoniques régulières (au démarrage tous les 15 jours) sur le premier pays (France) qui rassemblent les utilisateurs. Ces conférences permettent de répondre aux questions tant techniques que fonctionnelles. Ce lien avec les utilisateurs nous permet aussi une certaine réactivité pour la mise à jour des référentiels métiers, pour coller à la réalité terrain.
QUELLES CONCLUSIONS TIREZ-VOUS DE CETTE EXPÉRIENCE PROJET ?
La première chose à faire est de faire partager aux équipes DSI en interne les enjeux fonctionnels et les résultats ciblés.
Dès le départ, j’ai investi du temps pour expliquer notre méthode d’évaluation des risques. Pourquoi tel ou tel aspect est important, et tel autre moins. C’est très important pour que chacun s’approprie les enjeux. Tout cela à un impact dans la rédaction des SFG et SFD. Surtout lorsque le contexte réglementaire est lourd, et dans notre cas, en mouvement (pénibilité). Cela nous a permis de verrouiller les choix globalement dans le bon timing malgré les incertitudes réglementaires.
Le module EVRP a été opérationnel en 3 mois environ.
Côté Winlassie, nous avons eu affaire à une équipe qui connaissait aussi bien les aspects H&S et leurs conséquences que les fonctionnalités et capacités de l’outil. Ça nous a vraiment aidés côté GEFCO. Nous avons toujours eu des réponses extrêmement claires en termes de faisabilité à nos très, très nombreuses questions. Je salue la patience de vos équipes durant cette phase qui n’a pas dû leur être agréable. En ce qui concerne la formation des équipes France (22 utilisateurs), elle s’est déroulée en 2 jours distincts. Le premier sur l’EvRP et MSQ, le second sur le risque chimique, les expositions et la gestion des formations. Les retours ont été positifs.
CONSEILLERIEZ-VOUS WINLASSIE ?
Aux sociétés qui ont les idées claires sur ce qu’elles veulent en faire, oui car l’outil est robuste et complet.
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